השימוש ברכב להסעת תלמידים מחייב עמידה בהנחיות ובתקנות ספציפיות שהוגדרו על ידי רשויות התעבורה. רק רכב שאושר לכך על ידי רשות הרישוי יכול לשמש לצורך זה. ברכבים אלו ההיתר להסעת תלמידים נרשם ברישיון הרכב בצורה ברורה ומפורשת.
תהליך האישור כולל בדיקה מעמיקה של הרכב, לרבות תקינות מערכות הבטיחות שלו, יכולתו להתמודד עם מספר הנוסעים המבוקש ומטרות הנסיעה. אישור זה נועד להגן על שלומם של התלמידים, להבטיח כי הרכב בטוח לשימוש ולמזער סיכונים במהלך הנסיעה.
בנוסף, הנהגים הנבחרים להסעת התלמידים נדרשים לעמוד בתנאים מגבילים הכוללים הכשרה מיוחדת לנהיגה בטוחה ומניעת תאונות. מקצועיות הנהגים ושמירה על כללי הבטיחות נמצאים בראש סדר העדיפויות.